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Büroraumplanung

Wie Büros systematisch geplant und gestaltet werden

Büroraumplanung

Büroräume, Raumbelegung und die Anordnung der Arbeitsplätze fördern oder hemmen die Atmosphäre, Arbeitsabläufe, Zusammenarbeit, Produktivität, Effizienz, Effektivität und die Kreativität der Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen. Wer sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, wer ungestört und konzentriert arbeiten und kommunizieren kann, der arbeitet produktiv und zufrieden. 

Gestaltung von Büroräumen entscheidet über Erfolg und Motivation

Die Planung und die Gestaltung von Büroräumen sind wichtige Faktoren, die über Erfolg und Motivation in der Büroarbeitswelt mitentscheiden. Umso wichtiger ist die optimale Büroplanung der einzelnen Arbeitsplätze.

Zu den typischen Gründen, sich mit Büroraumplanung zu befassen, zählen

  • Modifikation der vorhandenen Räume
  • Umzug in neue Räume oder ein neues Gebäude
  • Neubau oder Erweiterung von Büroräumen oder einem Gebäude

Planung und Gestaltung von Büroräumen hängen von den jeweiligen Bedingungen im Unternehmen ab

Bei der Büroraumplanung und Gestaltung wird zunächst die Ausgangssituation beschrieben und alle für die Planung wichtigen Informationen zusammengefasst. Zu den Planungsgrundlagen gehören alle im Unternehmen vorhandenen Informationen, die für die Planung und Gestaltung von Büroräumen Bedeutung haben:

  • Arbeitsaufgaben
  • Anzahl und Geschlecht der Beschäftigten, Bedarf nach Barrierefreiheit, besondere individuelle Vorstellungen
  • Erforderliche Arbeitsmittel wie Software, Rechner und andere technische Geräte wie Drucker zur Erledigung der Arbeitsaufgabe
  • Räumliche Gegebenheiten wie Elektroinstallationen oder raumlufttechnische Anlagen
  • Art der Zusammenarbeit (Teamarbeit, Projektarbeit, Gruppenarbeit, Einzelarbeit), Kommunikationserfordernisse. Konzentrationserfordernisse, Notwendigkeit zur Repräsentation
  • Notwendige Flexibilität der räumlichen Struktur, Räume für Besprechungen, Einbindung von Externen, Beachtung der zukünftigen Unternehmensentwicklung
  • Weitere wichtige Punkte sind Unternehmenskultur, das Image oder die Corporate Identity

Die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze hinsichtlich Funktionalität und Ergonomie wird im Arbeitsplatzkonzept beschrieben. Anhand der Arbeitsaufgaben und der erforderlichen Arbeitsmittel wird der Arbeitsflächenbedarf und der Bedarf an Stauraum am Arbeitsplatz ermittelt. Es wird umso weniger Stauraum beansprucht, je mehr der benötigten Dokumente und Informationen über das Internet oder digitale Archivierungssysteme verfügbar sind. Darüber hinaus wird der Bedarf an Besprechungsmöglichkeiten direkt am Arbeitsplatz oder im gesamten Büroraum festgelegt, alle für die Funktionalität des Arbeitsplatzes notwendigen Arbeitsmittel wie Software, Rechner, Bildschirme, Drucker, Kopierer und Möbel erfasst und gegebenenfalls mit dem vorhandenen IST-Zustand abgeglichen.

Das Arbeitsplatzkonzept berücksichtigt unter anderem die erforderliche Größe und Form der Arbeitsfläche, den ausreichenden Sehabstand zum Bildschirm, eine ausreichende Fläche für die Eingabemittel und deren Bedienung sowie eine günstige Anordnung aller weiteren Arbeitsmittel und Unterlagen. Dabei berücksichtigt der Planer, dass Beschäftigte dazu angeregt werden sollten, nicht nur zu sitzen, sondern auch im Stehen zu arbeiten, zum Beispiel durch höhenverstellbare Tische und Stehpulte. Überlegungen zur Bewegungsfreiheit, Bewegungsfläche am Arbeitsplatz und zur Erreichbarkeit von sicherheitstechnischen Einrichtungen runden das Arbeitsplatzkonzept ab.

Im Raumfunktionskonzept werden unterschiedliche Funktionsbereiche im Büro räumlich zugeordnet sowie die Arbeitsplatzanordnung und die Arbeitsumgebungsgestaltung festgelegt. Zu den Hauptfunktionsbereichen die für eine gut funktionierende Büroarbeit notwendig sind, zählen

  • Bereiche für die Büroarbeit
  • Konferenz- und Besprechungsräume, Meeting-Points, Pausenbereiche, Empfangs- und Wartebereiche
  • Technik- oder Lagerbereiche für das Archiv, die Registratur, Kopier- und EDV-Techik
  • Sozialbereiche oder Gemeinschaftsbereiche wie Teeküchen oder Ruheräume

Abgerundet wird das Raumfunktionskonzept durch die Festlegeung der Arbeitsumgebung. Akustik, die Klimatisierung, der Sonnenschutz, die Beleuchtung und die Farbgebung sind im vollständigen Raumfunktionskonzept zu planen.

Büroraumformen und Organisationsformen, die aus Sicht des Unternehmens die effektive und produktive Umsetzung der Arbeitsaufgabe unterstützen, werden im Bürokonzept definiert. Es ist weitaus mehr als die Möblierung einer Bürofläche, vielmehr ist es die Gestaltung einer Fläche nach ökonomischen, ökologischen und ergonomischen Gesichtspunkten, in der zukunftssicher die heutigen und zukünftigen Arbeitsaufgaben und die verbundenen Prozesse optimal bewältigt und unterstützt werden. Bürokonzepte sind etwa Einzelbüros, Gruppenbüros, Kombibüros, Großraumbüros, Open Space Büros oder Büros im Home Office. Den Ausgangspunkt bildet die Umsetzung der Anforderungen aus der Analyse der aufgeführten Einflussparameter: So erfordert konzentrierte Einzelarbeit in der Buchhaltung beispielsweise ein anderes Bürokonzept, als eine Tätigkeit mit Kunden- und Publikumsverkehr oder Team- und Projektarbeit. Einheitsbürokonzepte für alle Abteilungen sind zwar verbreitet, allerdings nur sinnvoll, wenn sich die Aufgaben und die technische Ausstattung nur in geringem Maße unterscheiden.

Beispiel für die Büroraumplanung und –gestaltung

Ein mittelständisches Unternehmen hat gleichzeitig mehrere neue Aufträge gewonnen, die sich über mehrere Jahre erstrecken. Die geänderte Auftragssituation führt zu einer Erhöhung der Anzahl der Beschäftigten. Um die neuen Aufträge effektiv abwickeln zu können, werden die alten Büroräume gekündigt und neue Büroräume bezogen. Die Geschäftsführung überlegt gemeinsam mit dem Führungsteam, welche grundlegenden Anforderungen an das neue Büro zu stellen sind. Dabei wird berücksichtigt, welche Arbeitsaufgaben verschiedene Mitarbeiter haben und wie sie arbeiten, welche Anforderungen an die Kommunikation mit Kunden besteht, ob eine Ausstellung notwendig ist, inwiefern eine räumliche Flexibilität benötigt wird, die Anzahl der Sozial- und Gemeinschaftsbereiche, ob etwas gelagert werden muss und in welchem Maße technische Anlagen wie Drucker und- Multifunktionssysteme in das Konzept integriert werden müssen.

Büroraumplanung
Planung für Büroräume mit bis zu 15 Arbeitsplätzen, Meetingpoints und Ausstellungsbereichen

Es wird ein Arbeitsplatzkonzept, ein Raumfunktionskonzept und ein Bürokonzept auf Basis von Einzelbüros und Gruppenbüros erarbeitet. Mitarbeiter in Einzelbüros erhalten die erforderliche Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Für die einzelnen Teams entstehen Gruppenbüros, damit die Kommunikation unter den Teammitgliedern optimal sein kann. Die Einzelbüros und Gruppenbüros sind mit teilverglasten Wänden von der Gemeinschaftszone abgetrennt. In der Gemeinschaftszone wird durch die Anordnung von Besprechungs-, Pausen- und Ausstellungsbereich die Kommunikation unter den Beschäftigten und mit den Kunden gefördert. Kundenbesuche sind häufig, daher wird der Empfang großzügig direkt am Eingang platziert. So kann immer einer der Empfangsmitarbeiter schnell erkennen, wenn Kunden oder andere Personen das Gebäude betreten. Techische Einrichtungen wie Kopierer, Drucker, Faxgeräte und Scanner werden in das Bürokonzept integriert. An den eigentlichen Arbeitsplätzen ist ein entspanntes aber konzentriertes Klima möglich ohne dass sich Mitarbeiter in ihrer Bewegung eingeschränkt fühlen. Für Kundenmeetings wurden Räumlichkeiten geschaffen, die gleichzeitig als Sozialräume genutzt werden können.

Entsprechend des Arbeitsplatzkonzeptes werden Arbeitsmittel und Einrichtungen angeschafft. Die Räume werden ergonomisch eingerichtet. Die Wünsche der Beschäftigten können weitgehend berücksichtigt werden.

Einzelbüro
Einzelbüro
Zweipersonenbüro
Zweipersonenbüro
Zweipersonenbüro
Zweipersonenbüro
Sozialbereich oder Besprechungsbereich
Sozialbereich oder Besprechungsbereich

Büroraumplanung und Planungskonzepte für Ihre Büroräume

Sie planen ein neues Büro einzurichten oder umzugestalten? Dann lassen Sie sich von unseren Arbeitsplatzexperten bei der Büroplanung unterstützen. Wir planen Büroräume nach Ihren Vorgaben, bringen unsere Erfahrungen ein, berücksichtigen die aktuellen Richtlinien und Verordnungen, liefern Ideen und unterbreiten Vorschläge für die Gestaltung.