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Managed Document Services

Einsparpotenziale erschließen, Kosten Senken, Produktivität steigern

Die wachsende Flut von Dokumenten bindet in Unternehmen erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. Unmengen von Briefen, Faxen und E-Mails müssen gelesen, gedruckt, versandt und verwaltet werden. Dabei stehen die Senkung der Kosten und die effiziente Gestaltung der Kernprozesse bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda.

Wer seinen Aufwand für das Dokumentenhandling begrenzen und die Kosten senken möchte, nutzt für das Management seiner Dokumente die Document Management Services von Grasenhiller. Dieser modular aufgebaute Dokumentenservice erfüllt effizient und wirtschaftlich alle branchenspezifischen Anforderungen im Umgang mit Dokumenten. Mehr noch: Die Verbesserung von Dokumentenmanagement und Arbeitsprozessen trägt dazu bei, dass bedeutende Einsparpotenziale erschlossen und Produktivitätssteigerungen erzielt werden.

Der Ansatz Managed Document Services (MDS) umfasst die vollständige Integration von Hardware, Software und Service. In einem ersten Schritt wird eine Analyse von Infrastruktur, Kostenfaktoren und Dokumentenprozessen durchgeführt. Daraufhin lässt sich eine passende Gesamtlösung für das Dokumentenmanagement erstellen.

Einer der größten Kostentreiber im Unternehmen sind heterogene Druckerlandschaften. Viele verschiedene Hersteller und Systeme begründen eine Vielzahl von Lieferanten und Serviceverträgen, erfordern eine hohe Lagerhaltung von Verbrauchsmaterialien, erhöhen den Energieverbrauch durch überhöhte Anzahl und Alter der Drucker, verursachen hohen administrativen Aufwand für die IT-Abteilung und führen zu einem erhöhten Schulungsaufwand der. All das steigert die Kosten im Unternehmen und führt zusätzlich zu Anwenderzufriedenheit.

Durch eine optimierte Gerätelandschaft wird eine signifikante Verbesserung beim Ablauf der Dokumentenverarbeitung erreicht. Ein Servicekonzept optimiert die Serviceeinsätze und das Verbrauchsmaterial-Management. Eine permanente Analyse des Geräteparks (Flottenmanagement), das daraus resultierende Reporting, optimieren die Wirtschaftlichkeit der MDS-Umsetzung und zeigen neue Aspekte der Workflowoptimierung und der Dokumentensicherheit auf.

Der Ansatz Managed Document Services umfasst neben der Analyse und Optimierung der Output-Infrastruktur den Dokumentenkreislauf in seiner Gesamtheit - vom Drucken, Verteilen und Erfassen der Dokumente bis hin zu einer sicheren Archivierung. Denn Studien zeigen, dass Mitarbeiter 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages mit Suchen und Wiederbeschaffen von Information verbringen. 40 Prozent der Zeit werden für die Aufarbeitung von Informationen veranschlagt.

Eine wichtige Rolle spielt deshalb die Digitalisierung. In den meisten Unternehmen dominieren Papierdokumente den Informationsfluss, allein die Abwicklung der Dokumentenflut stellt eine Herausforderung dar. Leistungsstarke, funktionsreiche Scansoftware, die das Scannen, Verarbeiten und Verteilen von Dokumenten zum Kinderspiel macht, erleichtert in diesem Zuge das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten. Papierdokumente, Informationen aus USB-Datenquellen oder E-Mail-Programmen lassen sich so direkt in die Arbeitsabläufe einbinden, was Zeitaufwand und Prozesskosten senkt und der Datenqualität zugutekommt.

Für viele Unternehmen kann es sich zudem empfehlen, eine Archivierungslösung in das Dokumentenmanagement zu integrieren, um erfasste Dokumente schnell zugänglich zu machen, zu verwalten und revisionssicher zu reproduzieren. Dokumente im Papierformat oder als Office-Datei, im E-Mail-Format und andere elektronische Dateiformate lassen sich so automatisch verarbeiten, erfassen, klassifizieren und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen. Dabei hilft die Einrichtung individueller Druck- und Zugriffsrechte, welche das Archivsystem gegen unerwünschte Zugriffe absichern.

Mit Managed Document Services erhalten Sie Transparenz und Kontrolle über die gesamte Dokument- und Druckumgebung für Ihr Unternehmen. Dies geht weit über ein Verringern des Druckvolumens und des Papierverbrauchs hinaus. Mit Managed Document Services lassen sich Kosten senken, die Datensicherheit erhöhen, Zeit einsparen und die mühsame Verfolgung von Informationen optimieren. Sie profitieren von weniger Geräten, weniger Seiten, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

In partnerschaftlicher Zusammenarbeit kann Grasenhiller Ihnen helfen, Ihr Dokumentenmanagement zu verwalten und auf diese Weise Ihre Kosten zu reduzieren. Ein sechstufiger Prozess vom ersten Überblick bis zum Rollout verhilft Ihnen zu clevereren, effizienteren Informationsabläufen.