Zu viele Daten aber zu wenig Sicherheit?

Aktenvernichter sind die sicherste Lösung, vertrauliche Dokumente wie Kontoauszüge, Steuerunterlagen oder personenbezogene Daten direkt am Arbeitsplatz zu vernichten.

vom

07. Februar 2017

Neben digitale Medien wie Festplatten oder CD-ROMS, nutzen Unternehmen vor allem herkömmliche Aktenordner um Daten zu speichern. Diese häufig personenbezogenen Informationen genießen besonderen Schutz. Viele Dokumente enthalten personenbezogene Informationen wie Kundendaten, Bankdaten oder Adressen. Es wäre gefährlich, wenn diese Daten in die falschen Hände fielen. Daher ist es am sichersten, solche Dokumente in einem Aktenvernichter zu schreddern um das Unternehmen und die Kunden zu schützen.

Gerade Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass Mitarbeiterinformationen oder interne Unternehmenszahlen zu jedem Zeitpunk geschützt bleiben. Bis hin zur Vernichtung aller Akten oder Datenträger muss dies stets gewährleistet sein. Das bedeutet, sowohl Papier-Dokumente als auch digitale Datenträger müssen so vernichtet werden, dass die Reproduktion der Daten, je nach Inhalt, unmöglich oder weitestgehend erschwert wird.

Zum sicheren Entsorgen wichtiger oder vertraulicher Dokumente und Akten werden Aktenvernichter eingesetzt.

Wie Sie den richtigen Aktenvernichter aussuchen

Bei der Wahl des richtigen Aktenvernichters für den Bürobedarf ist besonders auf die Sicherheitsstufe der Datenvernichtung zu achten. Denn die Speichermedien, die unsere vertraulichen Daten und Informationen beinhalten, sind vielfältig. Neben dem klassischen Datenträger Papier spielen digitale Datenträger eine wichtige Rolle. Die DIN-Norm 66399 berücksichtigt diese Vielfalt und definiert die Sicherheit für alle zeitgemäßen Medien.

Die Norm gruppiert unterschiedliche Datenträger in sechs Kategorien:

Informationsdarstellung in Originalgröße: Papier, Film, Druckformen
Informationsdarstellung verkleinert: Film, Mikrofilm, Folie
Informationsdarstellung auf optischen Datenträgern: CD, DVD
Informationsdarstellung auf magnetischen Datenträgern: Disketten, ID-Karten, Magnetbandkassetten
Informationsdarstellung auf Festplatten mit magnetischem Datenträger: Festplatten
Informationsdarstellung auf elektronsichen Datenträgern: Speicherstick, Chipkarte, Halbleiterfestplatten, mobile Kommunikationsmittel

Die 3 Schutzklassen der DIN 66399

Der Schutzbedarf der Daten wird in drei Schutzklassen eingeordnet. Zur Ermittlung des Schutzbedarfes wird in Unternehmen geprüft, welche Art von Daten verwaltet werden. Daraus ergibt sich der Schutzbedarf und damit die Schutzklasse.

Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf für interne Daten

Unberechtigte Offenlegung oder Weitergabe hätte begrenzte negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Schutz von personenbezogenen Daten muss gewährleistet sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Betroffene in seiner Stellung und in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigt wird.

Schutzklasse 2: Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten

Unberechtigte Weitergabe hätte erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und könnte gegen vertragliche Verpflichtungen oder Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss hohen Anforderungen genügen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Betroffene in seiner gesellschaftlichen Stellung oder in seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigt wird.

Schutzklasse 3: Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

Unberechtigte Weitergabe hätte ernsthafte, existenzbedrohende Auswirkungen auf das Unternehmen und würde gegen Berufsgeheimnisse, Verträge, Gesetze verstoßen. Der Schutz personenbezogener Daten muss unbedingt gewährleistet sein. Andernfalls kann es zu einer Gefahr für Leib und Leben oder für die persönliche Freiheit des Betroffenen kommen.

Sicherheitsstufe	1	2	3	4	5	6	7
Schutzklasse 1	+*	+*	+	+**	+**	+**	+**
Schutzklasse 2			+	+	+	+**	+**
Schutzklasse 3				+	+	+	+

*Für personenbezogene Daten ist diese Kombination nicht anwendbar.
**Eine höhere Sicherheitsstufe deckt die Schutzklasse besser ab.

Sicherheitsstufen der DIN 66399 für Informationsdarstellung in Originalgröße, z.B. Papierdokumente (P für Papier/paper)

Für jede Materialklasse gibt es jeweils 7 unterschiedliche Sicherheitsstufen. Im Folgenden die Erläuterung zu den verschiedenen Aktenvernichtern Sicherheitsstufen für Dokumente mit einer Informationsdarstellung in Originalgröße P1 bis P7.

P-1: Empfohlen für allgemeine Daten, die unlesbar gemacht werden sollen.

Teilchenfläche max. 2000 mm² - Breite max. 12 mm - Streifen-Schnitt

Durch das relativ grobe Schneiden des Papiers eignet sich diese Methode sicherheitstechnisch nur für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist ohne Fachkenntnisse möglich, jedoch nicht ohne besonderen Zeitaufwand.

P-2: Empfohlen für intern im Unternehmen verwendete Daten

Teilchenfläche max. 800 mm² - Breite max. 6 mm - Streifen-Schnitt

Empfehlenswert für Datenträger mit internen, jedoch nicht personenbezogenen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nur mit Hilfsmitteln und gewissen Fachkenntnissen sowie nur mit besonderen Zeitaufwand möglich.

P-3: Empfohlen für sensible und vertrauliche Daten

Teilchenfläche max. 320 mm² - Breite max. 2 mm - Streifen-Schnitt

Der feine Streifenschnitt dieser Sicherheitsstufe erlaubt die Vernichtung sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist hierbei nur unter erheblichem Aufwand möglich.

P-4: Empfohlen für besonders sensible und vertrauliche Daten

Teilchenfläche max. 160 mm² - Partikelbreite max. 6 mm - Partikelschnitt

Eine noch sicherere Alternative zur vorherigen Sicherheitsstufe erlaubt der Partikelschnitt eine zuverlässige Vernichtung besonders sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nur unter Verwendung gewerbeunüblicher Einrichtungen bzw Sonderkonstruktionen möglich.

P-5 Empfohlen für Datenträger mit Daten, die in jedem Fall geheim gehalten werden müssen

Teilchenfläche max. 30 mm² - Partikelbreite max. 2 mm - Partikelschnitt

Der feine Partikelschnitt ist für Vernichtung von Datenträgern mit geheim zu haltenden Daten geeignet. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Technik sehr unwahrscheinlich.

P-6 Empfohlen bei Daten, die geheim bleiben müssen und außergewöhnlich hohen Sicherheitsanforderungen

Teilchenfläche max. 10 mm² - Partikelbreite max. 1 mm - Partikelschnitt

Empfohlen für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Technik unmöglich.

P-7: Empfohlen für Daten, die den höchsten Sicherheitsanforderungen unterliegen

Teilchenfläche max. 5 mm² - Partikelbreite max. 1 mm - Partikelschnitt

Empfohlen für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. Die Reproduktion der vernichteten Daten ist nach dem aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik unmöglich.

Ideale Aktenvernichter für Ihr internes Datenschutz- und Sicherheitskonzept

Vor allem personenbezogene Daten gehören in den Aktenvernichter. Nur durch die fachgerechte Entsorgung können Sie sich vor Datenmissbrauch und Datenklau schützen. Für kleinere Mengen an Papier reicht ein Schreibtisch- Aktenvernichter. Wenn Sie allerdings an die Vernichtung von größeren Mengen denken, wird ein Gerät mit einer entsprechenden Kapazität notwendig.

Hier einige Modelle unterschiedlichster Sicherheitsstufen und mit unterschiedlichen Kapazitäten aus unserem umfangreichen Angebot.