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Archivierungslösung für die Milde GmbH

Ein Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft ist die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse. Mit Hilfe digitaler Technologien besteht die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe bei der Verteilung, Bearbeitung und Archivierung von Informationen und Daten wesentlich flexibler und schneller zu gestalten. Damit bietet die Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen ein beträchtliches Potenzial, um Anwender zu entlasten und ihnen somit mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu geben. Dokumentenmanagement-Systeme bieten zu diesem Zweck viele Möglichkeiten, um Inhalte zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und bereitzustellen. Auf diese Weise werden Backoffice-Prozesse optimiert.

Auch kundenbezogene Abläufe werden durch eine zentrale Dokumentenstrategie verbessert, wodurch sich neue wachstumsstarke Servicebereiche eröffnen können. Über das Thema digitale Transformation wird allgemein viel geredet, für die Umsetzung aber nicht genug getan. Anders ist es bei der Milde GmbH mit Hauptsitz in Gebenbach. Das Unternehmen bietet seit 50 Jahren Serviceleistungen jeglicher Art für Autos und Landmaschinen an. Mit gut 70 Mitarbeitern und 3 Standorten ist das familiengeführte Unternehmen im Servicebereich, im Verkauf und in der Kundenberatung sehr gut aufgestellt.

Um die großen Mengen an Dokumenten, die täglich anfallen, systematisch und schnell zu verarbeiten brauchte die Geschäftsleitung der Milde GmbH einen neuen Lösungsansatz. Das ständige Suchen nach den richtigen Unterlagen und die Doppelarbeit beim erneuten Scannen und Kopieren sollten der Vergangenheit angehören. Die Arbeitsprozesse an allen drei Standorten sollten durch ein zentrales System vereinheitlicht werden. Mit der Scansoftware Drivve | Image und dem Dokumenten-Management-System Drivve | DM konnte Grasenhiller diese Anforderungen erfüllen und die Dokumentenprozesse der Milde GmbH optimieren.

Die Scansoftware Drivve | Image funktioniert auf allen Kopierern der Milde GmbH und ermöglicht den Mitarbeitern eine schnelle und einfache Verarbeitung und Verbreitung der Dokumente. Somit geht kein Dokument mehr verloren. Durch die Koppelung an das Dokumenten-Management-System Drivve | DM ist das Suchen, Finden, Teilen, Archivieren und Weiterleiten von Unterlagen kein Problem mehr. Lästiges und aufwendiges Suchen in Aktenschränken fällt nun weg.

Drivve | DM ist eine sehr flexible Archivlösung, auf die durch einen Webbrowser, aber auch durch mobile Endgeräte von jedem Standort aus zurückgegriffen werden kann. Selbstverständlich unter Einhaltung aller geltenden Sicherheitsbestimmungen. Durch die Implementierung von verschiedenen Workflows werden die täglich wiederkehrenden Arbeitsabläufe der Milde GmbH stark vereinfacht und teilweise sogar automatisiert. Mitarbeiter freuen sich zudem über die Vergabemöglichkeiten von Schlagwörtern und Beschreibungen zu Dokumenten, die die Volltextsuche noch flexibler komplementiert.

Mit dem Einsatz von Drivve | Image und Drivve | DM als Dokumentenmanagementsystem geht die Milde GmbH einen weiteren konsequenten Schritt in Richtung Digitalisierung und profitiert zukünftig von einer automatischen Archivierung. Das gibt dem Unternehmen aus Gebenbach die Möglichkeit der Fokussierung, um weiterhin mit innovativen Services auf die bisherige 50-jährige Geschichte aufzubauen.