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Dokumentenmanagement

Die Städt. Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf ist für Wasseranalysen und die Trinkwasserund Fernwärmeversorgung im Bereich Schwandorf zuständig. Gemeinsam mit der Grasenhiller GmbH wurden die Anforderungen des Betriebs analysiert. Darauf aufbauend wurden dann die Softwarelösungen Drivve | Image und Drivve | DM eingeführt. 

Die Scansoftware Drivve | Image ermöglicht eine schnelle und einfache Verarbeitung und Verteilung der Dokumente. Das Dokumenten Management System (DMS) Drivve | DM verwaltet sämtliche Daten und Dokumente an zentraler Stelle. Außerdem erfolgt immer ein automatischer Abgleich mit vorhanden Systemen, um die Aktualität zu gewährleisten. Die gesamte Bearbeitung von Dokumenten, angefangen vom Erfassen bis zur endgültigen Archivablage, erfolgt schnell und einfach. Den Anwendern bleiben manuelle Suchabläufe dank der Digitalablage erspart. Außerdem ist das DMS nicht nur ein Werkzeug zum schnellen Informationszugriff, sondern unterstützt auch durch genau angepasste Workflows bei der Arbeit mit Dokumenten. 

Jeder berechtigte Mitarbeiter hat unabhängig von seinem derzeitigen Aufenthaltsort durch Webtechnologien immer Zugriff auf alle Informationen, die für seine Arbeit notwendig sind. Dieses erfolgt unter Einhaltung aller geltenden Sicherheitsbestimmungen. 

Mit den Lösungen Drivve | Image und Drivve | DM konnte Grasenhiller das Dokumentenmanagement der Städt. Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf gut umstrukturieren, wodurch die nötigte Transparenz in allen internen Vorgängen und die Fokussierung auf das Kerngeschäft möglich ist. Somit entsteht eine deutliche Zeit- und Arbeitseinsparung für den Betrieb und der erste Schritt in Richtung „Digitales Büro“ wurde gemacht.