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Durchgängige Dokumentenprozesse

Die Städtische Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf ist ein Eigenbetrieb der Stadt Schwandorf. Bei der Wasserversorgung werden über ein 400 km langes Leitungsnetz 8.700 Grundstücke mit Trinkwasser versorgt. Die Fernwärmeversorgung bezieht Fernwärme vom Müllheizkraftwerk Schwandorf und verteilt diese Heizenergie über ein Leitungsnetz, das mit mehr als 50.000 m das achtgrößte in Bayern ist. Bei über 700 Kunden wird damit ein zusätzlicher jährlicher Heizölbedarf von 7.300.000 l ersetzt. Um die Dienstleistungen schneller anzubieten und sie flexibler und in besserer Qualität erbringen zu können, plante die Städtische Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf die Einführung eines Dokumenten Management Systems als zentralen Baustein einer zukunftsfähigen Verwaltung. Das ständige Suchen nach den richtigen Unterlagen sollte der Vergangenheit angehören. Die Dokumentenprozesse sollten durch ein zentrales System vereinheitlicht und die langen Lauf- und Suchwege der Mitarbeiter reduziert werden. Mit der Scansoftware Drivve | Image und dem Dokumenten-Management-System Drivve | DM konnte Grasenhiller diese Anforderungen erfüllen und die Arbeitsprozesse der Städtischen Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf optimieren.

Gemeinsam wurde die aktuelle Situation und die Bedürfnisse des Eigenbetriebs analysiert und darauf aufbauend ein Konzept für ein Dokumenten-Management-System entwickelt. Im ersten Schritt wurde die Scansoftware Drivve | Image eingesetzt, welche eine schnelle und einfache Verarbeitung und Verteilung der Dokumente ermöglicht. Die Scansoftware nutzt die vorhandene Infrastruktur und ermöglicht es in einem Vorgang Dokumente zu scannen, mit Daten zu versehen, in digitalen Akten abzulegen oder per Workflow zum nächsten Bearbeiter weiterzuleiten. Das Dokumenten Management System Drivve | DM verwaltet auf einfache Art und Weise sämtliche Daten an zentraler Stelle. Mitarbeiter können jederzeit problemlos von ihrem Arbeitsplatz aus oder von unterwegs auf die benötigten Informationen zugreifen und nach den gewünschten Rechnungen, Schriftwechsel, Verträgen oder Dateien suchen. Mit nur einem Mausklick ordnen sie ein Dokument einem konkreten Geschäftsvorgang im Unternehmen zu. Die sonst übliche manuelle Suche nach einer bestimmten Information entfällt. Workflows erleichtern zudem die Definition von Zuständigkeitsketten. Dadurch ist sichergestellt, dass Geschäftsprozesse dem vom Unternehmen gewünschten Ablauf entsprechen und nicht auf Grund fehlender Verantwortlichkeiten stocken.

Kunde: 
Die Städtische Wasser- und Fernwärmeversorgung Schwandorf