Handwerkskammer für Mittelfranken setzt auf sichere Druckprozesse
Die Handwerkskammer für Mittelfranken vertritt die Interessen von ca. 22.000 Mitgliedsbetrieben mit rund 124.000 Beschäftigten. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts sorgt sie für eine kompetente Selbstverwaltung dieser Berufsgruppe. Ihre Serviceleistungen umfassen neben der beruflichen Fort- und Weiterbildung vielfältige Beratung und Informationsvermittlung für die Handwerksbetriebe.
Über die Jahre war bei der Handwerkskammer für Mittelfranken ein heterogener Gerätepark entstanden, der hohe Druck-, Wartungs- und Reparaturkosten verursachte.
Zudem stellte die Tonerbeschaffung und -bevorratung eine Beeinträchtigung dar und schlug sich in hohen Kosten nieder. Ferner mussten die Zählerstände manuell ausgelesen werden. Ein weiteres Problem war die Dokumentensicherheit. Es war keine "Print- &-Follow"-Lösung vorhanden, welche die Sicherheit der Druckprozesse gewährleistet.
Eine zentrale Überwachung und Steuerung der Geräte war nicht möglich. Die Handwerkskammer für Mittelfranken wollte Einspar- und Optimierungspotenziale aufdecken und Transparenz herstellen. Der Dokumenten-Output sollte sicherer und effektiver sowie zentral administriert werden. Grasenhiller entwarf ein überzeugendes Konzept, das in nur drei Monaten realisiert wurde.
In Workshops und Projektmanagementsitzungen entstand eine moderne Druck- und Kopierlandschaft, in deren Zentrum heute 113 KYOCERA Drucker und Multifunktionsgeräte stehen. Abgerundet wird die neue Office-Landschaft durch ein "Print-&-Follow"-Konzept. Hierzu installierte Grasenhiller bei der Handwerkskammer für Mittelfranken die Lösung MyMFP. Anstatt dass der Druckauftrag nach dem Absenden am Rechner direkt auf ein festgelegtes System ausgegeben wird, wird dieser nun dank MyMFP zentral verwaltet und nur bei Bedarf ausgedruckt.
Um die Ausgabe zu starten, muss sich der Mitarbeiter der Handwerkskammer mittels ID-Karte an einem verfügbaren System authentifizieren. Der Vorteil: Durch die Anmeldung am Gerät ist eine klare Zuordnung von Verbräuchen, sowie eine Budgetierung möglich. Gleichzeitig ist gesichert, dass weniger Fehldrucke entstehen und die Dokumente in die richtigen Hände gelangen.
Mit MyMFP werden bei der Handwerkskammer für Mittelfranken die Papierdokumente in die digitalen Prozesse integriert. Sie werden am Multifunktionssystem gescannt und dann z. B. nach festgelegten Prozessen archiviert, gefaxt oder per E-Mail weitergeleitet. Alle eingescannten Dokumente können optional mit Texterkennung (OCR) erfasst werden.
Über die Anwendung KYOfleetmanager wird die Geräteflotte zentral verwaltet. Die Software bezieht über Standardschnittstellen aus den Geräten die Anzahl der gedruckten Seiten, Verbrauchsdaten, Füllstände und den Zustand von Verschleißteilen. Alle Stör oder Statusmeldungen der Systeme fließen zusammen und bieten die für die Steuerung der Geräteflotte notwendigen Informationen.
Geht der Toner zur Neige, bestellt der KYOfleetmanager bedarfsorientiert die passende Kartusche. So wird der Toner immer erst dann ausgetauscht, wenn er unter einen bestimmten Wert gesunken ist. Muss beispielsweise wegen einer Störungsmeldung ein Servicetechniker ausrücken, wird der zuständige Mitarbeiter vom System benachrichtigt und das Grasenhiller-Team kann proaktiv reagieren. Die einfach und schnell anzuwendende Lösung KYOfleetmanager reduziert außerdem den zeitlichen und personellen Aufwand für die regelmäßige Zählerstandserfassung vertragsgebundener Drucker und Multifunktionssysteme auf ein Minimum, da die Erfassung digital erfolgt.
Die Ergebnisse der Umstellung können sich sehen lassen. Die Outputkosten konnten bei der Handwerkskammer gesenkt und der Gerätebestand konsolidiert und standardisiert werden. Dies reduzierte direkt nach der Umstellung den administrativen Aufwand. Die Wartung der Flotte wurde mittels einer Service-Level-Vereinbarungen gesichert. So gewährleitstet Grasenhiller einen schnellen Support sowie die rechtzeitige Beschaffung von Verbrauchsmaterialien.
Dank des KYOfleetmanagers liegen der Handwerkskammer genaue Daten vor, die es möglich machen, überlastete und nicht ausgelastete Geräte zu erkennen und den Farbverbrauch im Einzelnen zu messen. So können Vergleiche angestellt werden, um die Druckernutzung weiter zu optimieren.
