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Neue EDV und digitale Workflows steigern Produktivität

Neue EDV und digitale Workflows steigern Produktivität

Die Braun GmbH mit Sitz in Neumarkt wurde 1929 von Konrad Braun gegründet. 1970 wurde der Betrieb an den Sohn Helmut Braun übergeben. Seit 1993 wird das Familienunternehmen von Günther Braun, dem Enkel des Unternehmensgründers, geleitet. In dieser über 80-jährigen Geschichte hat sich bei der Braun GmbH vieles verändert: Der ursprüngliche Seilerbetrieb entwickelte sich zu dem führenden Hersteller von Bindestricken in Deutschland und die Produktpalette wird kontinuierlich erweitert. So werden heute insbesondere Rundschlingen, Zurrgurte und Hebebänder auf modernen Maschinen gefertigt. Ketten und Kettengehänge ergänzen das Angebot der Braun GmbH.

Diese dynamische Geschäftsentwicklung der Braun GmbH schlägt sich auch in der Handhabung von Dokumenten als auch in der EDV nieder. Die Datenmengen steigen exponentiell an und die bestehende Serverinfrastruktur stößt an ihre Grenzen. Um Handlungsspielraum zurückzugewinnen und schneller auf kurzfristige Anforderungen reagieren zu können, sollte bei der Braun GmbH die heterogene und performancemäßig eingeschränkte EDV-Infrastruktur durch eine homogene, zukunftsorientierte Gesamtlösung abgelöst werden. Der weitere, konsequente Weg in Richtung Digitalisierung sollte durch die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) geebnet werden.

Mit der Erneuerung der gesamten EDV-Landschaft und der Einführung der Scansoftware Drivve | Image und dem Dokumenten Management System Drivve | DM konnte Grasenhiller diese Anforderungen erfüllen, die EDV-Umgebung zukunftssicher aufstellen und die Dokumentenprozesse der Braun GmbH optimieren. 

Den Mittelpunkt der neuen Unternehmens-EDV bildet nun eine Hyper-V Umgebung, auf Basis von Microsoft® Windows Server 2016. Das bestehende Netzwerk wurde neu strukturiert und dadurch effizienter und übersichtlicher gestaltet.   Als professionelle E-Mail-Lösung kommt Microsoft® Exchange 2016 zum Einsatz, da so die gewünschte Flexibilität und Sicherheit gewährleistet ist und die Mitarbeiter von jedem Ort und zu jeder Zeit uneingeschränkt auf Ihre E-Mails, Kontakte, Kalender oder Aufgaben zugreifen können. Die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung wurden in diesem Zuge ebenfalls erfüllt. Sicherheit wird mittels einer Kaspersky Securtiy Lösung garantiert, die Linogate Defendo als Firewall schützt das Netzwerk vor unberechtigten Zugriffen. Die Backuplösung Veritas Backup Exec sichert alle virtuellen Server und bietet damit Sicherheit gegen einen Datenverlust.

Die Basis für einen effizienten Umgang mit Informationen und Dokumenten bilden Drivve | Image und Drivve | DM. Die beiden Softwarelösungen ermöglichen der Braun GmbH das Erfassen, Verarbeiten, Weiterleiten, Bearbeiten und die strukturierte Archivierung aller Dokumente an einem zentralen Ort. Unabhängig vom Aufenthaltsort hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen, die für seine Arbeit notwendig sind. So liegen innerhalb weniger Sekunden sämtliche Unterlagen zu einem Kunden oder Projekt zusammenhängend vor. Die Versionsverwaltung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung das gleiche Dokument lesen, teilen und bearbeiten können. Gleichzeitig bewahrt das DMS Dokumente sicher vor Verlust auf und gewährleistet, dass Compliance-Vorschriften bei der Braun GmbH eingehalten werden.

Die von Grasenhiller bei der Braun GmbH eingesetzte durchgängig virtualisierte EDV-Lösung ist hochsicher und jederzeit erweiterbar. Sie erlaubt eine höhere Effizienz und ein geringeres Risiko im Betrieb. Da die Wartung aller Komponenten durch einen Servicevertrag abgedeckt ist, verfügt die Braun GmbH über noch mehr Flexibilität beim Ausbau und Betrieb seiner kritischen EDV-Infrastrukturen. Mit der Einführung der Dokumenten Management Lösung können nun bei der Braun GmbH viele laufende Kosten, die mit der Erzeugung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten einhergehen, vermindert oder ganz vermieden werden. Das moderne DMS spart nicht nur Betriebskosten und Arbeitszeit, sondern ermöglicht es der Braun GmbH produktiver zu sein und sich zunehmend in Richtung eines digitalen Unternehmens zu bewegen.