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Neue Kyocera Geräte im Landratsamt Erlangen-Höchstadt

Neue Kyocera Geräte im Landratsamt Erlangen-Höchstadt

Das Landratsamt Erlangen-Höchstadt hat im Juni 2018 das neue moderne Amtsgebäude in der Nägelsbachstraße 1 in Erlangen bezogen. Am neuen Standort werden viele verschiedene Bereiche des Landratsamts wie zum Beispiel die KFZ-Zulassungsstelle, das Jobcenter, das Jugendamt und das Ausländeramt unter einem Dach vereint und die Belange der Landkreis-Einwohner sachgemäß bearbeitet. Die Mitarbeiter im Landratsamt kümmern sich um rund 133.000 Menschen, die im Landkreis wohnen und leben.

Mit dem Neubau wurde auch die Druck- und Kopierinfrastuktur erneuert. Neben dem Preis der Neuanschaffung legte das Landratsamt sehr viel Wert auf die Umweltfreundlichkeit der Kopiersysteme. Dieser Anforderung konnte Grasenhiller nachkommen, da mit dem Einsatz von Kyocera Geräten und der Verwendung von Originaltonern innerhalb von 60 Monaten bis zu 0,765 Tonnen CO 2 durch das myclimate Klimaschutzprojekt kompensiert werden können und somit ein nachhaltiger Beitrag zum Klimaschutz geleistet wird.

Grasenhiller entwarf eine moderne und zeitgemäße Output-Umgebung, die zudem den Umweltgedanken des Landratsamts Erlangen-Höchstadt auffasste. Im Zentrum stehen heute ca. 90 Kyocera Drucker und Multifunktionsgeräte.

Außerdem wurden zwei Softwarelösungen zur Vereinfachung des Druck-, Wartungs-, und Reparaturaufkommens installiert. Mit GeniusMFP und dem KYOfleetmanager ist das Landratsamt bestens ausgerüstet und kann nun die Sicherheit der Druckprozesse und die zentrale Überwachung und Steuerung aller Systeme gewährleisten.

Die Print-&-Follow-Lösung GeniusMFP hilft dabei den Papierbedarf im Amt zu reduzieren und sorgt für die Sicherheit beim Dokumenten-Output. Anstatt dass der Druckauftrag sofort auf einem ausgewählten Drucker ausgedruckt wird, sorgt GeniusMFP dafür, dass dieser Druckauftrag zentral gespeichert und nur bei Bedarf ausgedruckt wird. Um das gewünschte Dokument auszudrucken muss ein Mitarbeiter im Landratsamt mit einer ID-Karte an einem von ihm ausgewählten System authentifizieren und kann danach seinen Ausdruck abholen. Ein weiterer Vorteil der Lösung GeniusMFP ist, dass es eine klare Zuordnung von Verbräuchen, eine Budgetierung und die Integration von Papierdokumenten in digitale Prozesse möglich macht.

Über den KYOfleetmanager werden beim Landratsamt Erlangen-Höchstadt alle Output-Systeme zentral verwaltet. Die Softwarelösung bezieht über bestimmte Standardschnittstellen die Anzahl der gedruckten Seiten, Verbrauchsdaten, Tonerfüllstände und den Zustand von Verschleißteilen aller Geräte. Sollte es einmal zu einem Störungsfall kommen, fließen die Meldungen im KYOfleetmanager zusammen, die Nutzer erhalten die notwendigen Informationen und der zuständige Servicepartner, in diesem Fall Grasenhiller wird kontaktiert und kann reagieren. Wird ein Toner leer, wird über den KYOfleetmanager die benötigte Kartusche bestellt und zum Landratsamt geliefert. Zählerstandmeldungen können auch direkt über das System abgerufen werden und müssen nicht mehr manuell ausgelesen werden.

Die Erneuerung der Druck- und Kopierinfrastuktur bringt für das Landratsamt Erlangen-Höchstadt viele Vorteile mit sich. Der Gerätebestand ist jetzt standardisiert und kann zentral verwaltet werden, wodurch der administrative Aufwand deutlich verringert werden konnte. Außerdem kann sich das Landratsamt durch die Softwarelösungen über einen schnellen Support sowie die rechtzeitige Beschaffung von Verbrauchsmaterialien freuen. Der Umweltgedanke der von Anfang an das Projekt begleitete wird durch die klimaneutralen Toner von Kyocera ebenso umgesetzt.