Revisionssichere Archivierung und eine neue IT-Umgebung für die Klinik Service GmbH Erlangen
Die Klinik Service GmbH Erlangen erbringt Dienstleistungen im Gebäudereinigungs- und Versorgungsbereich. Außerdem gehört die Schädlingsbekämpfung und die Bauberatung zu den Leistungen der Klinik Service GmbH Erlangen. Ein rundum kompetenter Dienstleister mit erfahrenen und gut geschulten Mitarbeitern, dich sich vor allem um die Belange des Universitätsklinikums Erlangen kümmern.
Um alle Aufgaben der Klinik Service GmbH Erlangen zu organisieren, bedarf es einer Menge an Dokumenten, die zum größten Teil in Papierform vorhanden waren. Diese Dokumente müssen natürlich so abgelegt werden, dass ein Mitarbeiter darauf Zugriff hat und die benötigten Unterlagen ohne langes Suchen wiederfindet. Zudem müssen auch gesetzliche Vorschriften beim Archivieren beachtet werden. Für diese Anforderungen konnte die Grasenhiller GmbH mit einem Rundum-Konzept aus Hardware und Software überzeugen.
Die Klinik Service GmbH Erlangen hat zwei neue und moderne Kyocera Multifunktionsgeräte erhalten, auf denen die Scansoftware Drivve | Image installiert wurde. Die Scansoftware Drivve | Image ermöglicht den Verwaltungsmitarbeitern eine schnelle und einfache Erfassung, Verarbeitung und Verbreitung der Dokumente, wodurch kein Schriftstück mehr verloren geht.
Mit dem Dokumenten Management System Drivve | DM wird das Dokumentenhandling der Klinik Service GmbH Erlangen so organisiert und strukturiert, dass ein schnelles Suchen, Finden, Archivieren und Verteilen der jeweiligen Unterlagen möglich wird. Über die moderne Benutzeroberfläche von Drivve | DM kann nun die Projektablage und die klassische revisionssichere Archivierung aller Dokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. gesteuert werden. Durch die Einrichtung eines Workflow-Managements werden nun anhand von verschiedenen Kriterien die Aufgaben automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Dadurch entfällt die zeitaufwendige, manuelle Übergabe von Dokumenten. Jeder Mitarbeiter erhält eine transparente Übersicht über seine offenen Vorgänge und abgeschlossenen Themen bleiben für alle nachvollziehbar. Auch die Kunden der Klinik Service GmbH Erlangen profitieren von der Einführung des neuen digitalen Dokumenten Management Systems. Anfragen oder Ergänzung fehlender Informationen können jetzt schneller bearbeitet werden, was sich direkt in einem besseren Service niederschlägt.
Im Zuge der Einführung der revisionssicheren Archivierungslösung wurde auch die EDV-Anlage umgestellt. Grasenhiller tauschte den alten Server und die Clients aus und installierte neue Modelle. Die Basis der neuen IT-Umgebung bildet ein Microsoft® Windows Server 2016.
Microsoft® Exchange 2016 fungiert als E-Mail-Lösung und sorgt für einen sicheren und uneingeschränkten Zugriff auf die E-Mails von jedem Standort aus. Als Firewall kommt die Linogate Defendo zum Einsatz und schützt die Daten der Klinik Service GmbH Erlangen vor unberechtigten Zugriffen aus dem Internet. Im Falle eines Datenverlustes wurde die Backuplösung Veritas Backup Exec installiert und sorgt für die gewünschte Sicherheit.
Die gesamte IT-Landschaft wurde in einem Zug erneuert, ohne ungeplante Ausfallzeiten während des Projekts. Durch die Umstellung kann die Klinik Service GmbH Erlangen mit einer performanten und modernen EDV-Anlage schnell und effizient arbeiten. Im Rahmen des Projekts schloss die Klinik Service GmbH Erlangen außerdem einen Wartungsvertrag mit Grasenhiller ab und erhielt dadurch ein Höchstmaß an Servicesicherheit für die Verfügbarkeit der Technologie.
