Social Intranet für die Fichtner Hof GmbH

Im Jahr 1896 gegründet, ist die Firma Fichtner Hof GmbH heute der Spezialist für Baubeschlag und Bauelemente. Auch Werkzeuge zählen zum Produktportfolio des Großhändlers. Am Stammsitz in Hof beschäftigt das Unternehmen heute rund 80 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Für die interne Zusammenarbeit nutzte die Fichtner Hof GmbH bislang keine Intranet-Lösung. In einem Unternehmen, in dem jedoch Transparenz im Austausch mit den Kunden bereits intensiv gelebt wurde, war die Einführung einer Plattform, welche es den Mitarbeitern einfach macht, miteinander zu kommunizieren und das gemeinsame Knowhow auch gemeinsam zu nutzen, nur eine Frage der Zeit.  Daher beauftragte Fichtner die Grasenhiller GmbH als Lösungsarchitekten. So begleitete Grasenhiller das Intranet-Projekt von der Strategie- und Konzeptions- bis hin zur Rollout-Phase.  Das Hauptziel, das es zu erreichen galt: Die neue Plattform sollte den Mitarbeitern einen echten Mehrwert und Unterstützung für die tägliche Arbeit liefern.

Die Lösung

In mehreren Workshops wurden gemeinsam mit der Personal, Marketing- und der IT-Abteilung die Anforderungen ermittelt und eine neue Struktur der Intranetseiten erarbeitet. Dabei wurde der Wunsch nach einer offenen und vernetzten Kommunikationslösung deutlich, die die Kultur des Unternehmens und das Miteinander durch die technischnen Funktionen möglichst unterstützen und sogar fördern sollte. Auf Basis der erarbeiteten Anforderungen wurde von Grasenhiller ein gestalterischer Entwurf in Anlehnung an den Internetauftritt erstellt und im Anschluss das System technisch auf Basis von Drupal realisiert. Abgerundet wurde das Leistungspaket durch die redaktionelle Übernahme bestehender Inhalte aus verschiedenen Informationsquellen im Unternehmen.

Das neue virtuelle Back-Office der Fichtner Hof GmbH verfügt über folgende Funktionen:

• Wiki / Wissensmanagement

Mit Hilfe des Wikis wurde im Unternehmen ein organisationsweiter Knowhow-Speicher geschaffen, der sich dadurch auszeichnet, dass Mitarbeiter aller Abteilungen zum Erzeugen, Bewahren, Verteilen und Anwenden von Wissen beitragen. Wissensmanagement wird dadurch nicht zur individuellen Angelegenheit der Fach- und Führungskräfte, stattdessen ist jedes einzelne Unternehmensmitglied zur aktiven Mitgestaltung aufgerufen.

• Abwesenheitsliste / Kurzabwesenheit zur Unterstützung der Zentrale

Mit Hilfe der Abwesenheitslisten werden alle Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen nicht anwesend sind, aufgelistet.  So informiert das Unternehmen darüber, wer an diesem Tag oder in dieser Woche als Ansprechpartner verfügbar ist und wer nicht.

• Ticket-System für zwei Fachbereiche

Das Ticketsystem ermöglicht die Erfassung und geregelte Abarbeitung von Störungen, Fehlern oder Anfragen. Erfasste Tickets werden einem Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugeordnet.

• Urlaubsantrag mit Workflow und Reports für HR und Management

Die neue Intranet-Lösung bildet Prozesse wie den Genehmigungs- und Freigabeprozess des Urlaubswesens und des Zeitkontos automatisiert ab. So können Anträge schnell, einfach und schlüssig durch alle Stufen bearbeitet werden.

• Benachrichtigungssystem

Das integrierte Benachrichtigungssystem informiert die Anwender, wenn Änderungen im Intranet vorgenommen wurden.

• Abonnement-Funktion für Inhalte um Änderungen verfolgen zu können

Damit die Vernetzung zwischen den Geschäftsbereichen greift, kann jeder Intranet-Nutzer die für sich relevanten Inhalte anderer abonnieren.

• Möglichkeit, für News eine Lesebestätigung von einzelnen Benutzern oder Gruppen anzufordern (bspw. für Sicherheitsunterweisungen) inkl. Reporting

Je nach Bedeutung einer Information im Arbeitskontext eines Mitarbeiters, muss sichergestellt werden, dass die jeweilige Information angekommen ist. Mit der Lesebestätigungs-Funktion wird sichergestellt, dass bestimmte Informationen oder Nachrichten von den anvisierten Empfängern auch gelesen wurden.

• Telefonliste

Die Telefonliste bildet die Basis für die unternehmensweite Personensuche.

Die neue Intranet-Plattform wurde auf Basis von Drupal entwickelt. Dabei stand die Einhaltung von erhöhten Sicherheitsstandards im Vordergrund. Viele der gewünschten Funktionalitäten konnten mittels vorhandener Drupal-Module einfach umgesetzt werden. Andere gewünschte Funktionalitäten wurden speziell für Fichtner entwickelt.

Business Benefits

Mehr als 80 Mitarbeiter der Fichtner Hof GmbH arbeiten täglich mit und im sozialen Intranet, tauschen sich zu Projekten und Themen aus, diskutieren in virtuellen Räumen und können sich einfach vernetzen. Dabei werden die einzelnen Intranetseiten von den lenkenden Redakteuren der Abteilung Marketing verwaltet.

Für die Unternehmenskommunikation von Fichtner ist das neue Intranet ein voller Erfolg: Das neue System ist zum zentralen Tool für die Informationsrecherche geworden und löste in Kürze bestehende Dateiordner und Kettenmails ab. Darüber hinaus erfüllt die neue Intranet-Plattform die zeitgemässen Sicherheitsstandards und ist einfach zu benutzen. Damit konnte die Attraktivität des eigenen Back-Office wesentlich erhöht werden, was wiederum den einzelnen Mitarbeitern das Tagesgeschäft erleichtert und die gegenseitige Zusammenarbeit fördert. Die Sicherstellung des Betriebs der Intranet-Lösung sowie die regelmässige Wartung werden durch Grasenhiller garantiert. Den Mitarbeitern der Fichtner Hof GmbH erleichtert die neue Plattform die engere Zusammenarbeit und die Nutzung von gemeinsamen Ressourcen.