Kosten und Qualität sind häufig die Treiber, um Geschäftsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Durch die Zusammenarbeit von Fachbereichen und der IT-Abteilung können einzelne Prozessschritte optimiert und, wenn möglich, gleich automatisiert werden. Dank digitaler Workflows lassen sich Standardaufgaben automatisieren und damit Durchlaufzeiten verkürzen. Durch die integrierte Weiterleitung von Daten werden Schnittstellen sowie Medienbrüche vermieden und der Informationsaustausch sichergestellt. Mittels Workflows können sogar komplexe Eskalationsprozesse digital abgebildet werden. Wird beispielsweise eine Rechnung nicht rechtzeitig freigegeben, wird eine Erinnerung ausgelöst oder ein anderer Mitarbeiter informiert. Damit leisten Workflows einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung im Unternehmen und tragen weitgehend zur Prozessautomatisierung bei.